🟢หนึ่งในการประชุมกับลูกค้าที่มีความสำคัญมากๆ โดยเฉพาะอย่างย่ิงในช่วงปลาย และช่วงต้นของแต่ละปี นั่นคือการประชุมที่เรียกว่า Business Review Meeting

🟢วัตถุประสงค์หลักของการประชุมนี้ก็คือ เป็นการพูดถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในรอบปีที่ผ่านมา และสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นในอีกอย่างน้อย 1 ปีข้างหน้า ทั้งนี้เพื่อสร้างความยั่งยืนในการทำธุรกิจร่วมกัน เครื่องมือที่ใช้หลักๆจะมี 2 อย่าง

1️⃣อย่างแรก การจัดทำ Presentation ซึ่งโดยปรกติบริษัทฯที่เป็น Supplier มักจะเป็นผู้จัดทำ แต่ถ้าเป็นไปได้ก่อนการประชุมนัดสำคัญนัดนี้ ทางฝ่ายขายจำเป็นต้องรู้กิจกรรมหลักๆของลูกค้าที่จะเกิดขึ้นในปีหน้าก่อน เช่น

▪️Markerting Plan

▪️Key Selling Activity

▪️กำลังการผลิตของลูกค้า จะมีการเพิ่มขึ้นหรือไม่

▪️สินค้าใหม่ๆของลูกค้าที่กำลังจะเกิดขึ้น

▪️จำนวนสาขา หรือจำนวนหน้าร้านที่จะขยาย

🟠แน่นอนว่าข้อมูลต่างๆเหล่านี้ บางส่วนอาจจะเป็นความลับทางการค้า ดังนั้นฝ่ายขายต้องมีจริยธรรมในการไม่เปิดเผยข้อมูล 

🟠ฝ่ายขายบางท่านอาจจะมีข้อโต้แย้งว่าข้อมูลแบบนี้ทางลูกค้าเขาไม่ยอมให้หรอก จากการทำงานฝ่ายขายและการตลาดมานานนับสิบปี เหตุการณ์แบบนี้ก็เป็นไปได้ แต่แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกรายแน่ๆ 

🟠ประเด็นสำคัญสุดที่ลูกค้าเขาจะกล้าบอกเราอยู่ที่ว่า ตัวเราทำตัวเป็นที่น่าไว้วางใจกับลูกค้ามากน้อยขนาดไหน และตัวเราทำเป็นเป็น “ที่ปรึกษา” ที่ดีให้กับลูกค้าหรือไม่

🟠ถ้าทุกเดือนไปบอกลูกค้าเพียแต่ว่า “เดือนนี้ยอดขายไม่ถึง ช่วยผมหน่อย” แบบนี้เซลส์ท่านนั้นก็ทำหน้าที่เป็นได้เพียง “Order Taker” หรือเป็นเพียงผู้รับผลประโยชน์จากลูกค้าเท่านั้น ไม่สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้ธุรกิจได้มากนัก

🟠ถ้าผมเป็นลูกค้าก็คงไม่บอกข้อมูลสำคัญๆ เช่นเดียวกัน ถ้าบอกไปแล้วก็กลับมา “ขอ”ออเดอร์เหมือนเดิม แล้วเซลส์ “ให้”อะไรกับผมบ้าง? 

2️⃣อย่างที่สอง การเปิดโอกาสให้มีการพูดคุย เพื่อหาแนวทางในการทำธุรกิจร่วมกัน

🔵ส่วนตัวเครื่องมือตัวนี้กลับมีความสำคัญกว่า Presentation ซะอีก เพราะเป็นการนำเนื้อหาที่อยู่ใน Presentation มาพูดคุยเพื่อตกลงการทำธุรกิจร่วมกัน เพราะลำพังแต่เนื้อหาตามที่พรีเซ้นต์ เชื่อว่าลูกค้าเขาสามารถอ่านเองได้ ไม่จำเป็นต้องเสียเวลามาเจอหน้าเจอตากันหรอก 

🔵ฝ่ายขายอย่าไปสำคัญผิดจุด ดังนั้นถ้าเรามีเวลาในการประชุมเพียง 1 ชั่วโมง แนะนำให้ใช้เวลาในการนำเสนอแบบ One way อย่างเก่งไม่เกิน 50% ของเวลาทั้งหมด ในที่นี้หมายถึง 30 นาที ส่วนที่เหลือให้เป็นการตั้งประเด็นในการพูดคุย

🔵ด้วยเวลานำเสนอเพียงเท่านี้ ดังนั้นสไลด์จึงมีอย่างมากไม่เกิน 25 แผ่น สำหรับการประชุมไม่เกิน 1 ชม. ถ้าแต่มีเวลามากกว่านี้ก็กำหนดให้มีจำนวนสไลด์มากกว่านี้ได้ แต่

หลักการสำคัญคือ ต้องให้เวลาพูดคุย ซักถาม เสนอแนะ ให้ “มากกว่า” หรือ “เท่ากับ”การพรีเซ้นต์

เนื้อหาหลักที่จำเป็นต้องมีใน Presentation มีอะไรบ้าง

🟣1.ภาพรวมของธุรกิจ

ด้วยความที่ลูกค้าเขาจะคาดหวังให้เราเป็นผู้เชี่ยวชาญในกลุ่มสินค้าที่เราขาอยู่แล้ว จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ ที่เราพัฒนาตัวเองไปให้ถึงจุดนั้น

▪️ถ้าขายมันฝรั่งทอดกรอบ เราต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในตลาด Snack ทั้งหมด

▪️ถ้าขายปูนซีเมนต์ นอกจากจะต้องรอบรู้ในเรื่องธุรกิจปูนซีเมนต์แล้ว อาจจำเป็นต้องรู้เรื่องตลาดวัสดุก่อสร้างในส่วนโครงสร้าง จะบอกว่าไม่รู้ความเคลื่อนไหวของธุรกิจเหล็ก, ราคาอิฐมวลเบาก็คงไม่ครบวงจร

🟣นอกจากนี้อาจต้องขึ้นต้นจากสภาพธุรกิจวัสดุก่อสร้างโดยรวมเป็นอย่างไร หลังจากนั้นค่อยเจาะลึกไปทีละกลุ่มสินค้า และคาดการณ์ว่าตลาดนี้ในปีหน้าจะเป็นอย่างไร

🟣โดยปรกติเนื้อหาในส่วนนี้มักจะเหมือนๆกันสำหรับการพรีเซ้นต์ลูกค้าทุกราย ซึ่งอาจจะจัดเตรียมจากฝ่ายการตลาด หรือผู้จัดการฝ่ายก็ยังได้ 

🟣ถ้าจะทำให้เซลส์ดูดึขึ้นไปอีกก็อาจจะนำเสนอตัวเลขคาดการณ์ GDP, อัตราเงินเฟ้อ หรือกิจกรรมสำคัญๆของประเทศที่กำลังจะเกิดขึ้นในปีหน้า ก็ทำได้ เช่น การเลือกตั้งทั่วไป, ช่วงเทศกาลวันหยุดยาวๆประจำปี 

🟡2.ยอดขายของลูกค้าในปีที่ผ่านมา + กิจกรรมสำคัญที่ผ่านมา

🟡ข้อนี้เซลส์แต่ละท่านจำเป็นต้องทำเอง ลูกค้าใครลูกค้ามัน ข้อมูลที่นำมาพรีเซ็นต์ต้องมีอย่างน้อยๆ ก็ซักปีหนึ่งเต็มๆ แล้วอาจต้องยกปีที่ผ่านๆมาด้วย ที่สำคัญต้องบอกให้ได้ว่าตัวเลขต่างๆนั้นอ่านความหมายว่าอย่างไร ดีหรือไม่ดีอย่างไร บอกแค่ตัวเลขที่เกิดขึ้นเฉยๆ ไม่มีประโยชน์อาจต้องเปรียบเทียบกับปีก่อนหน้านี้ 

🟡ถ้าสินค้ามีจำนวน SKU เยอะมาก มีสินค้าหลายตัว อาจจะเอาเฉพาะตัวสินค้าที่อยู่ในกฎ 80/20 หรือจะแยกตามกลุ่มสินค้าก็ได้ 

🟡ขอแนะนำเพิ่มเติม ให้เอากิจกรรมหรือเหตุการณ์สำคัญๆ ที่ส่งผลกระทบต่อยอดขายในแง่บวกขึ้นมานำเสนอก็ได้ เช่น Promotion Campaign ที่ทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้น และในทางกลับกันจำเป็นต้องนำเสนอสิ่งที่เป็นอุปสรรคด้วย ถ้าให้ดีต้องบอกด้วยว่าปัญหาเหล่านี้ได้ถูกแก้ไขแล้วด้วยวิธีการไหน

🟡สิ่งที่เป็นเสน่ห์อย่างหนึ่งที่ส่วนตัวชอบนำเสนอนั่นคือ กล่าวขอบคุณทีมขายของลูกค้า ถ้าเป็นไปได้ ระบุชื่อเป็นตัวคนไปเลย เพราะเวลานำเสนอแบบนี้มักจะมีระดับบริหารของลูกค้าเข้าด้วย ก็ถือโอกาสให้คนของลูกค้าที่ทำงานใกล้ชิด ได้หน้าได้ตา

🟡พูดง่ายๆคือกล่าวชมต่อหน้าเจ้านายเขาซะเลย โอกาสดีๆแบบนี้คงหาไม่ได้ง่ายนัก

🟤3.สิ่งที่จะเกิดขึ้นในปีหน้า

ส่วนนี้เป็นการนำเสนอ Marketing Plan ของเราที่ไปสอดคล้องกับแผนของลูกค้า เพื่อทำให้ธุรกิจของทั้งคู่เดินไปด้วยกัน แต่ก่อนที่จะทำให้ส่วนนี้สมบูรณ์แบบมากที่สุด ตัวเซลส์แมนจำเป็นต้องทำการบ้านก่อนล่วงหน้าเสมอ

♨️ข้อควรระวังในการทำ Business Review

▪️ด้วยจำนวนสไลด์ที่จำกัดมากๆ จำเป็นต้องเน้นรูปมากกว่าตัวหนังสือ ให้ใช้กราฟ, Dashborad หรือ Infograhic จะดีที่สุด ดังนั้นทางคนพรีเซ้นต์จำเป็นต้องมีการซักซ้อมก่อนถึงวันจริงเสมอ

▪️แต่ละสไลด์ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้แน่ชัดว่าเราจะสื่ออะไร มีวัตถุประสงค์อะไร

▪️ต้องแน่ใจว่าห้องที่ใช้ประชุมมีเครื่อง Projector หรือ จอ Monitor ที่ใหญ่พอที่จะทำให้ทุกคนมองเห็นได้ชัด ถ้าเป็นไปได้ขอให้เตรียมเครื่อง Projector ไปเอง ในกรณีที่เกิดปัญหาทางเทคนิค

▪️ถ้าจำเป็นต้องเปิด Clip VDO แนะนำให้เตรียมลำโพง Bluetooth ซักตัวหนึ่งติดไปด้วย เอายี่ห้อดีๆซักหน่อย ไม่ใช่ลำโพงโบราณง่อยๆ ตัวละร้อยกว่าบาท แบบนี้ก็ดูไม่ดีในสายตาลูกค้า

▪️ต้องรู้ว่านอกจากระดับปฎิบัติการที่เซลส์ต้องเจอบ่อยๆแล้ว ในการประชุมนี้จะมีผู้บริหารของลูกค้าเป็นใครบ้างที่จะเข้าร่วมประชุม เราจะได้จัดผู้บริหารในระดับเดียวกันเข้าร่วมด้วย

▪️ในกรณีที่มีผู้ใหญ่ของทั้งสองฝ่ายเข้าด้วย จำเป็นอย่างยิ่งที่เซลส์แมนต้องมีการประชุมย่อยกับระดับปฎิบัติการก่อน แล้วถึงค่อยกำหนดเนื้อหาการนำเสนอ อย่าให้ผู้ใหญ่ทั้งสองฝ่ายต้องเซอร์ไพร์สในห้องประชุมโดยเด็ดขาด

▪️จุดที่เป็นข้อโต้แย้งของทั้งสองฝ่าย ต้องเคลียให้จบก่อนที่จะเกิดประชุมนัดนี้ เช่น เจรจาต่อรองเรื่องราคา, หรือปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในปีที่ผ่านได้ถูกแก้ไขแล้ว อย่าให้ผู้ใหญ่ฝ่ายเราตกเป็น “ตัวประกัน” ในการเจรจาต่อรองโดยเด็ดขาด

▪️และสุดท้ายจะเป็นการดีมากที่เมื่อผู้บริหารทั้งคู่ พูดคุยจับมือเชคแฮนด์และจบอย่าง Happy Ending เพราะวัตถุประสงค์หลักของการประชุม Business Review คือการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน 

✅ไม่ใช่พอจบการประชุมกลายเป็นยืนอยู่กันคนละฝั่ง เพราะผลประโยชน์ไม่ลงตัวครับ

บทความนี้ไม่มีลิขสิทธิ์เผยแพร่ได้ตามสะดวก

-บุ้ง ดีดติ่งหู-

Marketing&Sales Consultant

Underdog Academy

Line id: wichawut_boong

Email: [email protected]